采购需求是指对采购标的物的特征描述，要获得有助于企业经营发展的采购结果必须制定合适的采购需求。文章从采购需求的风险问题、原因分析、对策研究三个方面对企业采购实践进行探索，提出要以提升企业效益为总原则，梳理采购需求提出流程，强化部门协同和审核机制，并利用需求调查科学方法，提高需求质量，助力企业提升运营效率。

采购是指采购人或采购实体基于生产、转售、消费等目的，购买商品或劳务的行为。采购需求是指对采购标的物的特征描述，好的采购需求能够合理、客观地反映采购标的物的主要特征以及符合供应商响应的条件，满足适用原则、非歧视原则，并能够契合市场实际。

二十年来，随着《招标投标法》《政府采购法》等一系列法律法规的落地实施，我国政府及企业采购行业蓬勃发展，已经走向规范化和标准化。但随着采购实践的深入，往往存在着采购程序合规，但采购结果不满足使用需求的问题，企业的采购部门有时会陷入虽然可以排除最差但采购不到最优的尴尬境地。梳理原因，制定采购需求这个关键环节突显出来。2021年4月财政部制定并下发了《政府采购需求管理办法》，正是为了抓住采购需求这个关键问题。

对企业来讲，大中型企业尤其是国有企业目前对采购的方式选择、采购评审与谈判环节等已非常重视，同时对于采购需求也制定了相关办法来规范。在具体的企业采购实践中，采购实施环节一般由单独的采购执行部门完成，相对完整，实践效果较好，但采购需求制定环节处于需求提出部门与采购执行部门的交界处，不易把握权责分工的划分，出现较多的风险和问题，直接影响采购过程是否能有效实施、采购结果是否能满足需求部门的实际使用要求，成为采购全流程中的难点和堵点。

企业的采购需求从不同角度来看有许多分类。从采购标的物分类，分为货物类需求和服务类需求。从经营活动特点分类，分为项目采购和运营采购两类。项目采购主要面向临时的、独特性的活动发起，而运营采购面向连续不断、周而复始的运营活动发起，如企业的日常生产活动、大规模连续的自动化生产等引起的采购需求。从采购需求的层级和范围来看，分为分散采购和集中采购。对于小规模或个性化的采购需求实施分散采购，能够发挥快速灵活的特点。随着采购规模的扩大就需要提出集中采购需求，以达到降低采购成本、防范廉洁风险的目的。目前采购需求存在的风险问题不同程度地存在于各类采购中。

（一）规模需求不适用

1.数量不准确

这类问题经常发生在运营采购或集中采购需求中，表现在以下四个方面。一是仅考虑了独立需求，未考虑因某些生产环节或营销环节引发的连带需求。二是企业内部均有此需求的不同部门之间信息沟通不足，或需求部门仅考虑本条线的需求，未从企业整体生产经营活动的层面考虑，造成需求数量统计不符合公司整体要求。三是预测所依据的信息不足，导致与战略规划、经营计划、市场环境等大方向脱离，可能导致偏离实际经营活动需求。四是没有采用合适的科学方法，导致估算结果与实际需求之间存在较大偏差。

2.频次不适用

这类问题经常发生在服务类采购需求中。如把重点放在服务内容的描述上，但对于可能发生的频次重视不足；或者对生产环节或使用场景调查或预估不足，造成服务使用频次需求不能满足采购期内的实际使用次数；有时还存在因企业生产经营活动的方向转移，导致采购结果使用不足等。

（二）技术要求不合适

1.需求种类预测不全

当采购的标的物可能涉及的种类或类型较多时，一旦需求调查或预测不全面，极易出现采购需求所包含的标的物分项罗列不全，即使完成采购，后期合同执行期也会有较大隐患。这类问题更多地发生在企业维修与作业耗材采购方面，如车辆维修类服务的采购需求，在采购满足期内的维修类型较多，若维修场景罗列不全会导致采购结果适用性较差。

2.技术要求描述过于简单

在采购服务类标的物时，存在采购技术要求中对采购内容中的服务要求及标准、质量要求及标准等（如分工界面划分、维护及培训要求、验收标准等）描述过于简单的问题。这经常会导致采购结果与使用部门预期目标有较大差距。

3.存在疑似歧视性条款

好的采购需求需要同时满足适用原则和非歧视原则。需求部门根据使用场景往往对于要采购的标的物有一些特别的要求，描述需求时需要注意避免出现歧视性条款，如果某些条款仅有个别品牌或者服务提供商满足要求，其他大部分品牌和服务提供商无法满足要求时，极易形成歧视性条款。例如企业内某部门要使用窄边液晶显示屏，需求部门为了确保观看效果提出要采购拼接缝隙小于或等于0.88mm的46寸拼接屏，这个要求会引起供应商的质疑，因为此类商品为小众类型，存在品牌壁垒。

（三）商务要求不合理

《政府采购需求管理办法》第六条规定，采购需求的商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。这部分内容一般会在采购方案制定时全部补充，但如果商务要求设置不合理，在常规情况下大部分服务提供商无法按要求完成，则极易形成歧视性条款，使得采购的公平性无法保证。

综上所述，对于企业采购，采购需求可能存在的风险问题汇总如表1所示。

企业生产经营情况各有不同，但综合起来看，形成采购需求风险问题的主要原因有以下四个方面。

（一）需求调查不深入

企业需求部门在提出采购需求前开展的需求调查不深入，制定采购需求往往仅凭以前的经验或前几年的发展数据来预测，采购需求没有建立在对企业发展趋势和采购标的行业充分了解的基础上制定。并且，制定采购需求只是需求部门非核心的小部分工作内容，对采购需求重视不足，为了节省时间，需求部门甚至直接在网上搜索复制采购需求，或找来熟悉的供应商直接提供技术参数信息，这就极易造成需求脱离实际和采购需求存在歧视性条款的问题。采购需求调查不深入也包含调查方法不科学，定量预测不全面，没有经过足够的专家论证和沟通就匆匆拍板的原因。

（二）责任划分不清晰

制定采购需求是一个需要需求部门和采购部门高度协同的工作，在制定采购需求的企业实践中，通常会由“谁都管”最终演变成“谁都不管”的结局。需求部门往往依赖采购部门对采购需求进行修改补充，而采购部门的员工虽然对采购实施过程了解，但对需求部门的业务需求内容了解不足，两个部门人员的工作职责不同，且专业能力有限，在这种情况下若责任划分不清晰，则采购需求将不可避免地出现风险和问题。

（三）部门协同不足

这个情况会涉及两种方向的部门协同问题，一是纵向协同不足，采购流程的上下游部门协同不足，即需求部门与采购部门的协同不足；二是横向协同不足，需求部门与横向业务部门协同不足。纵向协同不足往往造成没有充分讨论和接受对方的意见，使得需求描述有问题。横向协同不足可能直接形成规模预测不准确，将出现个别或部分需求部门提出的需求不能满足企业全部部门同类需求的问题。

（四）需求审查机制落实不到位

《政府采购需求管理办法》的第二十九到三十三条详细说明了需求审查机制的程序、内容、参加人员等信息。其实企业内部对于采购需求都有基本的审查机制，即需求部门提出后经过业务、财务、采购等部门审核，并进一步由公司领导层审核。但实际执行过程中，业务部门往往认为需求审查是采购部门的责任，但是采购部门不具备需求部门的专业能力，无法发现采购需求中的风险问题，因此不足以给出全面的审核意见。

研究企业采购需求，首要目标是为了实现企业效益的有效增长。因此，采购需求风险防控的总原则必须是在符合国家法律法规基础上的企业效益最优化，这是各个部门落实责任的基础，只有在这个原则基础上才能有效解决采购需求风险问题。

（一）梳理流程，压实责任

解决采购需求的风险问题，根源是在机制和制度上。既然需求管理是一个部门责任交叉领域，则首先要梳理流程，并对流程中的各个环节指定责任部门，将各部门的责任压实，哪个环节出问题需要落实到对应部门的考核上。当相关部门和人员时刻秉持责任意识时，自然会认真进行需求调查与分析。

通过总结分析采购工作实践中的采购需求问题，梳理并建立起采购需求提出流程（见图1），其中审核修改过程必须是一个多次反复的过程，同时在该流程中夯实各部门在需求提出过程中所承担的本部门责任和职责。同时，在该流程中融入三级审核机制，通过不同级别的审核落实审查环节，以减小和避免采购需求风险问题，使得采购需求能最大程度地符合公司整体利益。

（二）统一目标，部门协同

企业内部必须将采购需求的重要性在整个企业范围内进行宣贯，并将公司整体效益的优化目标分解至各个部门的责任考核中，以便于从机制上确保企业整体利益成为各个不同职责部门的共同目标。只有在此基础上，部门之间的协同才能成为可能。

一个好的采购需求从实际操作看必须是各部门意见的融合，如需求部门从专业角度对采购需求进行描述，采购部门从采购实施合规的角度对采购需求进行补充和提醒，对于牵涉到整个企业几年之内的支出预算时，还必须由财务部门对需求的金额支持提出意见。

（三）加强调研，科学分析

在机制与责任落实之后，需要提升和完善采购需求调研方式方法。要鼓励需求部门结合自身需要充分开展采购需求调查，学会使用不同的调查方法，调查越充分，采购结果就会越接近实际需要。

调查结束后需要对调查结果进行科学分析，并对采购需求进行科学预测，相关的预测方法有许多种，综合来说主要有定性和定量两种类型的预测方法。

定性预测法即通过预测者或者相关专家的知识、经验和主观判断进行预测，这种方法的优点是时间短、费用低、简单易行。较常用的方法有：德菲尔法、专家会议法等。其中德菲尔法是将提出的问题和必要的背景材料告知有经验的相关领域专家或主管，让他们提出意见，并反馈给需求部门，需求部门对意见进行分析论证，并把综合论证后的各类意见再反馈给专家，如此反复多次，直至形成完善的意见为止。这种方法往往适用于部分服务类采购需求，多方专家的意见融合形成最终的技术要求。

采购需求定量预测法是根据已掌握的比较完备的历史统计数据或年度发展计划等数据，运用一定的数学方法（如因果分析、聚类分析、关联分析等）进行科学的加工整理，建立相关变量之间的规律性联系和预测模型（如季节预测模型、复杂回归预测模型、时间序列预测模型等），并计算出最终的预测数据。定量预测法可以根据不同的形势与场景选择不同的预测方法，如果市场的发展变化是一种渐进式而不是跳跃式的变化时，可以采取时间序列预测法，通过时间的简单移动、加权移动等来预测未来一段时间的发展趋势与需求；当市场发展呈现一定季节特点时，可以采取不同季节或时段的周期变化趋势或权重来预测，即季节性预测法。针对不同专业也有不同的应用预测模型，如有学者研究，根据电信运营商的建设工程项目类型和比例计算相关系数，形成专门的预测模型。

采购需求是企业采购实践中的关键环节，一个适用的采购需求能够直接降低企业的采购成本和运营效率。因此，需要科学梳理采购需求流程，站在企业发展的大局上来加强部门协同，运用科学的方法来获得好的采购结果。 

作者：靳 燕   李媛媛   贾 茹

作者单位：中国移动通信集团山东有限公司