本文首发于《招标采购管理》杂志2024年第2期

数字经济时代传统采购模式不断受到冲击，通过数字化采购实现合法依规、高效管理、开源节流已成为企业采购转型升级的必经之路。某国企采用“互联网+”运营模式，搭建了一个集物料编码、供应商管理、采购过程管理、仓库管理等模块一体化的综合性电子采购平台，助力企业采购管理数字化转型。

（一）顺应数字化趋势，贯彻落实国家政策

2015年，国务院制定并发布了《关于积极推进“互联网＋”行动的指导意见》，要求积极利用电子商务平台优化采购、分销体系，提升企业经营效率。2021年6月，商务部发布《“十四五”商务发展规划》，提出打造数字商务新优势，探索运用大数据分析，加快构建数字技术辅助商务决策机制。同时，随着国资委采购监管体系日渐成熟，监管手段日渐完善，但仍有国企采购信息披露不及时、监管制度失位等问题。在这样的大背景下，企业进行采购数字化转型，推动采购透明化、集成化尤为重要。

（二）构建采购管理平台，打造合作共赢供应链

采购管理是供应链生态中的重要环节，是企业降本增效、整合资源的重要通道，是内外部交流协同的重要窗口。构建高效、便捷、集中、统一的采购管理平台，推动采购数字化转型，纵向连接采购企业、代理机构、供应商、评审专家等多角色，横向打通工商信息系统、采购系统、财务系统，实现采购业务全流程闭环运行，将大幅推进合作共赢供应链的形成，促进国有企业降本增效，提高核心竞争力。

（三）贯彻阳光采购要求，提高采购合规性

国有企业采购规模庞大，采购品类复杂，同时鉴于国有企业的公共属性，采购管理已是审计、巡视、专项检查的重点对象，因此必须保证采购全过程的合法依规、公平公正。目前企业采购流程不统一、供应商资源分散、决策缺乏数据支撑、采购管理人为影响因素较多、物料编码不统一等管理痛点难点，直接影响采购管理的合规性及规范性。通过建立统一的采购管理平台，加强过程监督，防范采购风险势在必行。

为解决国有企业传统采购模式下的诸多问题，搭建一个集物料编码、供应商管理、采购过程管理、仓库管理等模块于一体的综合性电子采购平台，实现采购管理从采购申请、采购计划、采购实施、合同签订、合同执行、到货验收等全流程数字化，促进企业采购管理全生命周期合法依规、效率提升、优化成本的目标达成，助力企业采购管理数字化转型。

（一）架构设计

采购平台集成国企总部及各二级单位的各管理层级用户、外部供应商等角色，搭建领导驾驶舱、门户网站、业务功能、基础功能四大模块，具体包含11项采购业务功能、18项综合管理功能，覆盖企业采购管理各线条，并实现与第三方系统的互联互通（见图1）。

（二）功能设置

1.门户网站

门户网站是整个平台系统的门户和对外服务的窗口，起着重要的信息交互作用，它既是交易管理的窗口，也是各类相关单位上报数据的通道，又是采购交易相关经营主体开展业务的统一入口。采购平台门户网站设置采购公告、多角色登录入口、失信供应商公示、物资商城、政策法规、帮助中心等模块，实现各角色与采购业务的有机结合，增强采购的透明度和公信力。

2.物料编码

建立统一的物料编码体系，准确地衔接需求和采购，是打通采购全流程的基础手段，是实现采购数据集成的重要条件，是采购平台取得成效的关键核心，可有效优化库存、减少资金积压、避免重复性采购。设定统一的“物料分类代码+明细流水码”的编码原则，根据规则录入物料关键信息后自动生成物料编码，组建物料编码专家组对新增编码进行分品类审核，通过后自动录入物料档案编码库，形成“一物一码”，并贯穿采购全生命周期。

3.采购管理

通过流程配置、系统集成等多种形式，实现采购从需求立项、采购计划、采购实施、合同签订、合同执行等全流程的数字化，既保证采购合法依规高效，又能最大限度地实现性价比最优，全生命周期成本最低。采购需求部门根据需求类型及紧急程度进行分类提报，采购平台根据物料编码自动核实库存情况，库存充足物料通知需求部门进行领料，库存不足的物料生成采购任务。采购岗根据各类采购申请统筹安排采购实施时间，选择合理的采购方式，完成“发标－评标－定标”等过程后进行合同签订，并建立合同执行模块，实时跟踪合同履约情况，形成采购闭环（见图2）。

4.供应商管理

建立资料详实、功能齐全的供应商信息库，对供应商资源实现共享，有效缩短采购过程，将采购人力资源从繁重的供应商数据管理中解放出来。通过第三方身份认证系统自动识别供应商工商信息，严格执行供应商资格审查及履约评价流程，建立多维度供应商管理和供应商评价体系，通过评价考核进行等级划分，建立合格供应商名录管理功能和黑名单管理功能，从而对供应商资源进行不断优化和分层，聚合优质供应资源为企业提供服务。

5.仓库管理

通过物料编码平台及采购全过程数据集成，实现物资出入库的智能化管理和采购仓储的全生命周期跟踪。依据物料编码关联订单和申领信息，通过PC端、APP端，实现验收、入库、申领、出库、退库批量操作，提高作业效率。同时，构建可视化的仓库物资一览图，将物资货位、库存信息等呈现在展示终端，图形化展示仓库物资信息，精准物资分类，分析库存结构和备品备件，强化物采管控力度，最大程度降低重复采购，降低采购成本。

6.物资商城

针对企业经营性物资的需求散杂、供应商分散、谈判能力弱、订单执行协同耗时、对账难等问题，搭建物资商城，推动店铺订单式采购和自动对账。物资商城共支持两种采购模式，一是通过总部集中采购，统签框架协议，企业通过物料编码自动匹配框架协议，实现物资的快速下单；二是对接第三方电商或工业品平台，在线发布及维护商品信息，一步实现电商直购、自动三方比价等功能，提高零星物资的采购效率。

7.领导驾驶舱

根据企业领导层级、总部管理部门层级、总部领导层级等不同层级领导的需求，通过多维度、多类型、深层钻取的各种综合的图表，形象展示招标投标进度、采购排行榜、仓库物资、合同签约、供应商组成、今日采购情况、累计采购情况等关键指标，直观反映采购管理及企业运营情况，并可以对关键指标实现预警和数据分析，为不同层级领导提供决策依据。

8.线上评审

搭建线上评审系统，使用信息化、数字化手段规避因评审专家的人为疏忽导致的工作瑕疵，同时通过固化评审流程、全过程线上录像等手段规避廉洁风险，促进采购评审过程的标准化、合规化。采购项目自动推送至线上评审系统，评审前组建评审专家组，依据提前设置的评审办法，评审专家按既定流程进行评审打分，同时建立供应商、评审专家的交互入口，实现线上谈判磋商。评审结束后自动生成评审报告及成交结果，实现评审全流程的线上化。

9.手机客户端

围绕整个采购交易过程建设手机客户端，采购人员通过移动客户端实时掌握采购动态，提供采购公告、采购管理、供应商管理、物料编码、仓库管理等各功能版块信息的查询功能，同时支持通过手机移动端实现在线审批、在线出入库、在线采购申请、在线评审等功能，规避因地域限制而导致的采购业务延迟等现象，以便提高采购效率。

10.第三方系统集成

通过系统之间的连接融合实现信息交换与共享，使企业内部、企业之间、企业与供应商之间能够从统一的协作空间访问所需的业务信息，实现高效协作，打破信息孤岛，有效避免系统间信息传导性差、业务环节执行脱节的现象，提升采供体系运营的协同性和协作效率。通过与预算、报销系统的集成实现采购成本控制；通过与天眼查等工商信息查询系统实现供应商基本资质的自动审核；通过与短信、邮件系统的集成实现待办提醒及关键指标预警；通过与第三方电商平台的集成实现零星物资的快速下单。

某国企历经11个月的建设，采购平台上线运行4个月，企业总部及下属单位均已将采购管理切换至线上平台，已建立10000余条物料编码，完成700余项采购项目，2000余个注册供应商，采购线上审批效率较上线前提高50%，通过价格回溯机制节省采购资金约10%。采购平台的上线运行有效推进了企业采购数字化转型，实现了向管理要效益。

（一）规范采购流程，推动采购管理升级

依据采购标准化制度体系，搭建流程化、标准化、智能化的采购平台，对现有采购业务流程进行固化、优化，形成一套规范的采购管理模式，有效提高了企业的采购合规性及采购效率。同时，实现采购全流程在线化，各采购环节无缝衔接，采购业务结束后一键集成采购全过程资料，数据互联互通，让每个决策有据可查、可追溯，提高了企业的采购整体管控能力。

（二）拓宽寻源范围，促进供应商竞争

通过建立统一的采购门户，实现采购信息的公开、公平、透明，广泛寻源，打破区域壁垒，整合分散的供应商资源，企业间共享供应商资源库。同时建立统一的供应商管理和绩效评价机制，实现供应商的优胜劣汰，促进供应商之间的良性竞争，让采购更安全高效。

（三）在线监督管理，防范廉洁风险

通过采购平台配置，固化采购流程，如工程建设项目采购预算超过依法必须招标线，自动选择招标采购方式；成交金额超过项目概算，自动跳转至财务总监进行审批，最大限度地减少人为干预，规避因人员能力不足而产生的不合规风险。同时推行采购全流程监管模式，纪检监督人员通过可留痕、可追溯的日志功能随时抽检采购项目，并通过在线评标功能对评审过程进行全程监督，实现阳光采购，保证采购透明、公正、廉洁。

（四）建立价格回溯机制，降低采购成本

发挥国企规模采购的优势，通过公开透明的采购平台，吸引更多优质供应商参与采购项目，提高竞争性。同时，通过“一物一码”实现物料的历史价格可追溯，对大宗物资及重要物资的历史价格进行定期跟踪分析，提交采购申请时自动带出物料历史采购价格，助力企业有效掌握市场波动情况，为采购周期及采购最高限价提供有力依据，降低采购成本。

某国企通过建立统一的采购管理平台，有效解决了传统采购模式下各二级单位采购管理流程不统一、手工审批效率低、多系统操作繁琐、供应商资源分散等弊端，实现采购全流程的标准化操作、可视化呈现、协同化管理、合规性提升、实时性监督等，助力企业采购管理数字化转型。