本文首发于《招标采购管理》2023年第11期。
作者:王 蒙
作者单位:中招国际招标有限公司
随着信息技术的不断发展,招标采购数字化转型已经成为一种趋势。中招国际作为招标采购领域的重要代表之一,积极探索数字化转型之路,通过互联网技术和信息化手段,提高招标采购的效率、透明度和公正性。本文以中招国际为例,从数字化转型的意义、面临的挑战、中招国际数字化转型措施、数字化转型成效和挑战等方面进行深入探讨,旨在为企业实现招标采购数字化转型提供参考和借鉴。
一
招标采购数字化转型的意义
招标采购数字化转型是一个综合性较强的领域,涉及信息技术、业务流程等多个方面。当前研究表明,招标采购数字化转型不仅能提高采购效率,还能够规范采购流程、降低采购成本、提高采购透明度等。数字化转型在招标采购中的应用包括使用电子招标系统、电子合同和电子支付系统,以及利用人工智能和大数据分析来优化采购过程。数字化转型还可以使企业更好地了解市场趋势,并与其他行业参与者建立联系。通过数字化转型,招标采购过程可以变得更加自动化、高效和透明,为企业节省时间和成本,提高企业的竞争力。一些企业开始探索数字化转型策略,如国家电网、中国移动、百度、腾讯等公司。此外,一些学者也开始关注招标采购数字化转型的前沿问题,如基于人工智能的供应链优化采购系统、基于数据分析的人工智能评审探索实践等。
招标采购的数字化转型具有重要意义。首先,数字化转型可以提高招标采购的效率。传统的招标采购需要繁琐的手工操作,流程长、环节多,很容易出现漏洞和失误。而数字化转型可以借助互联网技术和信息化手段,实现招标采购的全流程在线化、自动化和智能化,简化流程,缩短周期,提高效率。其次,通过数字化转型可以提高招标采购的透明度和公正性,避免出现“暗箱操作”等问题,可以实现招标信息的公开化,增加透明度和监督力度,避免腐败现象的发生。最后,数字化转型可以提高招标采购的管理水平,可以实现招标采购信息的全面管理和智能分析,提高管理和决策的水平和效率。
二
中招国际数字化转型措施
中招国际招标有限公司(以下简称中招国际)积极推进数字化转型,率先开展全流程电子化招标,能够满足业主单位、代理机构、投标人、评审专家和监管部门的异地参与(购买、递交和传输文件、收退保证金、开具发票)、远程开标、分散评标、在线监督、电子存档的需求,实现招标采购人、投标人、评审专家、代理机构在不见面不集中的前提下完成整体项目招标采购工作。《电子招标投标办法》是将常规招标投标工作进行电子化的基础,而简便易用、以人为本,则是中招国际开发电子化招标平台一贯坚持的原则。只要能上网,只要有浏览器,就能完成招标投标的全部工作内容。推进数字化转型过程中,采取以下4项举措。
(一)重视技术研发和创新
中招国际在数字化转型过程中,十分重视技术研发和创新。建立了先进的信息化系统,包括建有全电子化业务管理平台、电子招标投标交易平台、多元化业务管理系统(咨询/造价项目管理、合作单位管理、咨询/造价跟踪项目管理)、中招国际网络课堂等,为招标采购业务的开展提供了有力支撑。同时,还建立了完善的网络安全体系,确保数据安全和业务连续性。
(二)提供全流程电子化服务
中招国际在全流程电子化服务方面进行了大量探索和实践。公司为客户提供全流程电子化服务,可为用户提供全流程交易功能,含查找项目、在线报名、购买/下载招标文件、在线投标、在线开标、在线评标、在线澄清、CA加密/解密、查看项目变更信息与定标结果,以及招标文件制作客户端、投标文件制作客户端等服务。全流程电子化的优点有以下3点。
1.提高招标采购的效率
在线服务平台免去了纸质文件传输和处理的过程,大大降低了人工操作带来的延迟和错误风险,提高了招标采购的效率。
2.提高招标采购的透明度
在线服务平台实现了招标采购全流程的透明化,所有环节的信息都公开透明,方便各方查看和追溯,提高了招标采购的透明度和公正性。
3.降低招标采购的成本
在线服务平台减少了场地、人员、时间等方面的投入,降低了招标采购的成本。
疫情期间,中招国际为保障政府单位、央企、地方国企等客户的采购效率,线上采购开足马力,逾1500个招标项目采用了全流程电子化方式,最终在大家同心协力下,中招国际业务逆流而上,营业收入达到历史同期最高水平,实现了安全复工复产。
(三)提供智能化服务
中招国际在智能化服务方面取得了显著成果,为提高评标效率和质量,中招国际引入了智能评标系统,通过人工智能技术,对投标文件进行智能分析和筛查,提高了评标效率和准确度。智能评标系统的优点包括以下2点。
1.提高评标效率
智能评标系统能够自动进行人脸识别、围串标分析、定位资格条件证明文件的具体位置,自动生成评审报表、报告,线上二维码签字,减少人工评标所需的时间和精力,提高评标的效率。
2.提高评标准确性
智能评标系统能够通过数据分析,对评标委员会的评分进行监督、评估,对定量评分不一致实时报警提示,最终的得分、排名自动汇总,提高了评标的准确性。
此外,中招联合招标采购平台建立中招大数据中心,对招标项目历史数据电子化,建立招标行业数据库,实时动态更新,深入挖掘分析,形成有价值的专业性行业报告,实现“互联网+招标采购+行业数据及分析+征信+金融”多领域创新发展。大数据中心可提供项目趋势智能报告、投标助手、项目库等产品,包括往年平台数据分析,历年项目趋势,精准定位项目需求。跟踪各类项目,项目状态变动及时通知,动态跟踪相关企业,招标投标项目及时监测。招标投标数据集中展示,招标企业详细信息展示,分析企业近期招标项目。
(四)强化合规化服务
中招国际在合规化服务方面也取得了显著成果。公司建立了一套完善的合规管理体系,确保业务合规、数据安全和隐私保护。中招国际不断深化改革、探索科学、创新、稳健发展的独有“1、4、N”层级企业管理体系,该体系的灵魂就是风险防控。在业务管理中,坚持以ISO9001质量管理体系为“根”,以“三级负责,一进一出”为“本”,控风险,练内功,促发展,严谨、全方位加强各项业务质量管理,有效管控各项业务和财务风险,强化责任和业务选择。
远程评标环节中,评审专家是通过固定或移动终端通过多种方式的身份识别后进入评审阶段,而且在登录评审操作页面后则不能进行切换程序操作,以此来避免专家在评审过程中切换沟通社交软件,从而杜绝围标、串标等违法情形的发生。评审专家如需要向投标人发出澄清要求,电子化招标提供音视频互动沟通技术。在电子招标投标全过程中,监管人员均可以实时进行在线音视频监督,并可以观看异地评标专家的录屏全程操作,而且利用移动终端也可以实现在线监督功能。
三
数字化转型成效和挑战
(一)数字化转型成效
1.提高办理效率、规范采购流程
通过全流程电子化、智能化等科技手段的创新,投标人能够在线上完成绝大部分业务操作,无需到现场办理,减少了时间和精力的投入,降低了人工操作带来的延迟和错误风险。中招国际的数字化转型实践规范了采购流程,全部流程在线上系统中留痕,增加透明度和监督力度,减少了采购过程中的漏洞和舞弊现象,提高了采购过程的合规性。
2.降低企业成本
通过全流程电子化、智能化等科技手段的创新,公司无需投入大量人力物力进行业务办理和客户服务,从而降低了业务成本和运营成本。如使用全电子化业务管理平台、电子招标投标交易平台,专家费支付系统等,可以减少员工的工作量和错误率。
3.增强企业竞争力
通过数字化转型,企业能够更好地满足客户需求,提高业务办理效率和服务质量,从而提高了企业的市场占有率和品牌影响力,增强了企业的竞争力。
(二)数字化转型面临的挑战
1.技术方面
招标采购的数字化转型需要建立起高度专业化、集成化的信息系统,涉及多种技术手段和复杂的应用程序。
2.流程方面
数字化转型需要对传统的招标采购流程进行再造和优化,打破部门壁垒和流程冗余,建立起协同高效的工作机制。
3.人员方面
数字化转型需要培养和引进专业化的信息技术人才,负责系统的设计、开发和维护,同时还需要提高采购人员的业务素质和技能水平。中招国际在转型过程中面临着员工数字化素养不足的问题,部分员工对于数字化转型的认识和理解不够深入,需要加强培训和引导。
4.安全合规方面
保障信息安全和合规审查是数字化转型面临的最大挑战。需要加强信息安全管理,确保招标采购信息的保密性和安全性。同时,还需要加强合规审查,确保招标采购的合法合规性,避免出现违规操作等问题。
面对挑战,中招国际既要解决当前突出问题,更要注重建立长效机制,加快提升招标投标工作服务于经济社会发展的质量和水平。
四
结语
总之,招标采购数字化转型是当前热点话题之一,具有重要的意义和价值。数字化转型可以提高招标采购的效率、透明度和公正性,推动招标采购的智能化和自动化进程。然而,数字化转型面临着技术、流程、人员和安全等方面的挑战和压力。为了应对这些挑战,应该加强技术研发和创新,建立强大的信息化系统、智能评标系统。只有这样才能进一步推进招标采购数字化转型,推动人工智能与招标投标融合发展,共同为招标投标数字化、绿色化、阳光化发展贡献力量。
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