编者按

科研院所项目采购管理作为科研管理工作的组成部分，其工作效率及管理成熟度是支撑科研发展的影响因素之一，采购成本市场敏捷度、采购产品质量的优劣、供应商供货周期的长短都将直接影响科研工作效率及研究成果最终完成度。本文以科研院所科研项目采购管理为例，通过对科研项目采购管理实践中存在的问题进行梳理分析，为科研单位项目采购管理提供理论和实践指导，以促进科研项目的顺利实施与成果产出。

1.科研院所项目采购的特点分析

科技研发是一个漫长的摸索过程，科研院所项目采购呈现出高度的专业性和复杂性，要求采购团队具备广泛而精深的采购知识与经验，在需求分析、供应商筛选等关键环节作出明智决策，确保所采购设备、材料或服务的质量与性能满足科研目标要求。有的科研项目的需求常常不甚明确，这也为项目采购带来了额外的复杂性与不确定性，采购团队需要在缺乏清晰指导的情况下迅速作出判断，满足科研项目的研究要求。紧迫的项目时间和繁重的任务是科研院所项目采购的常见现象，采购团队必须在有限的时间内高效协作，合理分配资源，确保项目按时交付，以支持科研进展。高要求的过程管控是科研院所项目采购管理的重要组成部分，严格的管控要求能够确保项目在各个阶段的质量、成本和进度得以有效控制。此外，严谨的验收标准是保障科研院所项目采购成果的重要保证，确保交付物品符合规定的质量标准，能够进一步满足科研项目产出的验收要求。

2.科研院所采购流程

现阶段，科研院所多采用“核定收支、定额或定项补助、超支不补、结余留用”的预算管理办法，其采购工作流程具体涵盖以下方面：

（1）所采购品目必须严格依据《政府采购品目分类目录》执行，采购纳入科研部门集中采购目录中的产品，应当按照有关要求实行部门集中采购。

（2）除政府集中采购目录及部门集中采购目录外，科研院所采购限额标准以上的采购项目，应当按照《政府采购法》及有关制度规定实行分散采购。

（3）政府采购方式应当根据政府采购有关法律法规、采购需求及市场供给情况合理确定。政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价和财政部认定的其他采购方式。

（4）依据《政府采购法》和《招标投标法》的规定，科研院所必须切实履行政府采购实施要求，包括规范采购行为，优化资金运用效率，促进廉洁治理等。在整个采购流程中，务必遵循公开透明、公平竞争、公正和诚信等原则，确保政府采购的公正性得以体现。此外，还应贯彻国家政府采购政策，鼓励创新、推动绿色、促进军民融合以及支持中小企业发展等。以上步骤的严格遵循不仅有助于科研院所高效完成政府采购要求，更能够提升其整体采购管理水平，为科研项目的成功执行提供坚实保障。

3.科研院所项目采购供应商管理

供应商管理包括供应商的考察、确认、跟踪执行、验收、后续考核等过程，随着市场竞争以及管理精细化，对于供应商的管理正逐渐完善，最根本的目的是通过对供应商的管理，优化采购质量、控制采购成本、提升采购效率，从而使项目执行具有竞争力。

供应商管理可分为基础阶段、合作阶段、伙伴阶段。图1为与供应商关系的不同时期特征。

与市场化、规模化的企业不同，科研院所通常承担的科研任务都是不同的研究或研制类科研项目，采购品目的种类要求有较大差异。科研院所主要对供应商的企业基本情况进行背景调查，然后依据供应商提供的不同服务类型对供应商进行分类。对供应商的审核一般分为资格审核、产品（服务）审核、质量审核三大模块，通过审核的供应商进入供应商管理库，依据不同服务类型结合采购品目和采购金额，对供应商进行实时动态管理，根据供应商的业绩及完成质量评定结果，定期对纳入供应商库的供应商服务质量进行定量评价，对质量不过关，考核不合格的供应商，可以进行退库或三年不入库处理，以促进供应商自身不断提升服务质量和产品品质。

1.采购管理组织问题

采购组织定位及服务功能不明确。采购管理组织的本质是为了完成采购任务，由采购管理团队按照制定的采购规则共同协作保证采购及生产经营得以顺利进行。现阶段，科研院所普遍存在科研人员在自身要承担的科研技术任务之外，还要在采购工作中花费大量流程性、事务性工作的现象。这些流程性、事务性工作对于科研人员来说，不仅缩短其科研时间，还会扰乱科研人员的专注性，在一定程度上干扰科研项目的进度和技术进步。

采购部门分工职责不清晰，专业能力欠缺。采购管理组织是基础，是采购管理活动顺利开展的保障，现阶段科研院所采购管理中，采购部门只是被动式管理和表面管理，缺少对采购环节的全局统筹和对各采购需求部门的服务意识，采购管理组织整体水平较低。

采购制度不够完善。现阶段科研院所基本制定了相应的采购管理规范条例，但是由于条款过于宽泛，在实际操作中适用性不强，对采购方式、采购责任、监督措施等缺乏明确具体规定，对招投标中的错误行为、恶意竞争、违法违规、围标串标等现象缺乏处罚措施。

2.采购流程及执行效率问题

采购流程欠规范、程序不清晰。一个项目的采购需要经过需求部门、管理部门、采购部门、领导层的层层审批，耗费大量时间，流程冗长及采购申请操作流程的不明确，使本就不专职负责采购的科研人员更加弄不清采购的具体操作流程，必然导致采购效率低下，各部门审批耗时过长，影响正常的科研工作。

采购过程把控效率低。采购部门既是需求者，又是决策者，对整个采购过程及最后评判结果有决策权，采购活动的规范、公平性不能保证。

流程变通性差。科研院所项目采购涉及采购资金多为中央财政资金，为确保财政资金使用的合规性，往往除小金额直接购买的采购项目外，即便是单一来源采购，采购流程也需要各管理部门的审批，其采购周期同样很长。复杂的采购流程，必然影响采购的效率。

3.供应商管理的问题

现阶段科研院所并没有建立有效的供应商评价体系和供应商管理库，供应商关系的管理只是单纯的供货关系，对于供应商理论中的合作、伙伴阶段关系并没有建立起管理意识，在购买项目完成或者服务、测试成果交付后，采购方和供应商的关系也随之结束。科研项目不同于一般企业采购项目，具有持续性和复杂性的特点，采购只是构成科研基础的一部分，采购后的产品质量或服务咨询等内容还需要与供应商一同解决。此外，公开方式招投标选择的供应商往往在合作后会成为科研部门自行采购或直接签订合同的供应商首选，但市场仍有大量优质的潜在供应商。对于供应商的市场开发，还没有做到大范围覆盖，供应商的缺少往往也是导致公开招标形式的采购有流标现象的因素之一。

1.建立科学的科研项目采购标准化管理体系

采购标准化管理体系是科研院所项目集中统一采购管理的理论和实践基础，是提高科研项目采购水平的有力保障。标准化建设不能够一挥而就，需要在长期的实践中不断完善和更新。要结合采购实际形成标准化的采购程序，包括对采购申请、采购方式选择、采购工作构成、评分因素、价格权重、供应商评定、采购质量把控、采购合同模板等内容的明确。体系的建立将使采购活动规范化、便捷化、效率化，于科研院所层面可以规范采购管理活动、防范采购风险，于采购管理部门可以强化管理意识、明确采购战略和采购流程熟练性，于采购需求部门可以充分了解采购活动的组成和相关采购程序。

具体来看，标准化体系建立首先要以梳理优化完善科研院所项目采购活动的目录为起点，明确科研项目采购所涉及的各项内容，并定期更新目录范围，以满足新的采购需求。其次，应对通用性的部分进行固化、书面化、标准化，尽可能地适用较广范围不同主体的科研项目采购。再次，应尽可能考虑多种形式的采购方式和详细清晰易理解的采购流程，便于科研部门能够较好地理解不同方式采购环节的操作程序。最后，由法务部门牵头落实，规范建立一套适用于科研院所科研项目采购的标准化采购模板，通过科研项目采购流程、方式、形式等一系列内容文字书面化、标准化，将科研项目采购标准化管理系统建设落实到实际采购工作中（见图2）。

2.提高采购管理重视程度、加强采购管理专业人才培养

科研院所性质的单位，往往具有较长的历史特性，其管理模式可能较为传统，人员构成较为复杂，职能部门普遍存在安于现状、服务意识缺失的现象，这样的状态不利于采购优化方案的实施。想要有的放矢，成果显著，唯有从管理层开始统一思想，重视管理，自上而下地推行，转变管理部门的工作风气，转变思想和定位，增强岗位服务意识。管理层应充分认识、认可采购管理给科研院所项目采购及科研单位整体管理带来的益处，从思想上真正重视采购管理的实际作用和职能定位，对采购管理有新的战略布局，并从制度层面、操作层面给予最大的支持，改变研究型单位“重科研、轻管理”的现状。

在采购优化措施中，采购管理部门既应在采购整体上做到科学化管理，也要加强对采购实际执行过程的把控。目前科研院所采购管理部门人员构成和专业知识储备往往不能满足科研项目采购发展的需求现状，需要与人事部门共同配合，一方面通过人员招聘，吸纳优秀人才进入采购队伍，或者单位内部人员调岗，将有经验有意向的人扩充至采购管理部门；另一方面，也可以通过对采购管理人员进行专业培训，应对采购管理优化要求。

3.供应商管理评价体系建设

供应商管理优化的目的是进一步完善供应商管理水平，提高供应商服务意识，提升产品或服务质量，保障科研工作顺利进行。

建立供应商评价体系。结合科研院所科研项目采购管理战略、供应链管理理论及科研院所的特殊属性，供应商选择因素及原则主要考虑技术水平、供应能力、价格优势、及时性及提前期、产品质量、地理位置、合作表现等（见图3）。

供应商分级分类。将供应商风险等级分为“低”“高”两个等级，若供应产品出现质量合格率低于80％或延迟交货，则为高风险，否则为低风险。对于风险等级为“高”的供应商，采购管理部门结合具体原因对其提出相应要求，验证不满足应停止对其考察，验证满足方可列入供应商推荐目录，并适时增加同类供应商数量，对风险等级为“低”的潜在供应商，直接列入供应商推荐目录。

与供应商建立新发展关系。优秀供应商是科研项目的重要资源，新形势下的供应商关系管理不再是单纯的供需双方关系，依据供应商评价分级的结果及科研项目采购管理战略目标，可将供应商关系分为短期目标型、长期目标型、渗透型、联盟型。最终目的是通过与供应商建立合作伙伴关系，实现技术、科研创新性方面的互补，通过合作加强科研院所自身在行业的影响力，通过技术交流和业务交流产生新想法，推进科学研究新成就，实现双方合作共赢。

科研管理涵盖多个关键环节，其中采购管理作为支撑环节之一，具有不可忽视的重要性。科研院所项目采购管理优化不仅影响科研项目整体经济效益和进度，更对科研院所的基础管理水平提升和科研项目的经济目标改善产生深远影响。因此，将采购管理视为持久课题，并不断深化研究，对于科研项目绩效最大化和行业可持续发展至关重要。

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